Existe uma relação que muitos empresários mantêm por inércia muito mais do que por satisfação: a relação com o contador. A troca parece trabalhosa, o medo de “dar problema” aparece, e no fim o empresário continua com um serviço que não atende — às vezes por anos.
A verdade é que trocar de contador é simples. O processo tem etapas claras, leva poucos dias e, quando feito corretamente, não gera nenhum risco para a empresa. O que costuma ser trabalhoso é reconhecer os sinais de que a troca já está atrasada.
Sinais de Que É Hora de Trocar
Você não recebe informação proativa Um bom contador não espera você perguntar. Ele avisa quando vence uma obrigação importante, quando muda uma legislação que afeta seu negócio, quando existe uma oportunidade tributária. Se o único contato é quando chega boleto de honorários, algo está errado.
Você não consegue falar com quem cuida da sua empresa Ligar para o escritório e ser repassado para um atendente que “vai verificar e retornar” é um sinal de alerta. Para dúvidas simples, tudo bem. Para decisões que afetam impostos, folha de pagamento ou abertura de novo CNPJ, você precisa de acesso direto a alguém que conhece a sua situação.
Os relatórios não fazem sentido — ou não existem Balanço, DRE, fluxo de caixa contábil. Você deveria receber esses documentos periodicamente e conseguir entendê-los com alguma explicação. Se os relatórios são jogados no e-mail sem contexto, ou pior, se você nunca os recebe, a contabilidade está servindo só para cumprir obrigação legal — não para ajudar a gerir o negócio.
Você paga multa frequentemente Toda empresa eventualmente tem um atraso. Mas se multas por obrigações acessórias — DCTF, eSocial, SPED, PGDAS — são recorrentes, o problema é de gestão contábil, não de mala sorte.
O regime tributário nunca foi revisado Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real — cada um é vantajoso em situações específicas. Se o seu regime nunca foi revisado desde que a empresa abriu, possivelmente você está pagando mais imposto do que deveria.
Sua empresa cresceu, o serviço não Quando a empresa era pequena, um serviço básico atendia. Quando você começa a ter mais funcionários, múltiplos sócios, filiais ou contratos mais complexos, a contabilidade precisa crescer junto. Se o escritório não tem capacidade para isso, a limitação vai custar caro mais à frente.
Como Fazer a Troca — Passo a Passo
1. Avise o contador atual por escrito Um e-mail simples informando que você vai encerrar a prestação de serviço é suficiente. Não precisa justificar, não precisa ser longo. Verifique se existe contrato e qual é o prazo de rescisão previsto.
2. Solicite toda a documentação O contador atual tem obrigação legal de entregar tudo que é da sua empresa. A lista inclui:
- Livros contábeis digitais (SPED ECD e SPED ECF)
- Arquivos do eSocial e DCTFs enviadas
- Balancetes e balanços dos últimos 5 anos
- Notas fiscais emitidas e recebidas (ou acesso ao sistema)
- Guias pagas e comprovantes de recolhimento
- Contratos sociais e alterações arquivadas
- Certidões de regularidade fiscal (CND Federal, Estadual, Municipal)
3. Informe o novo contador Com a documentação em mãos, o novo contador faz a análise do histórico e assume o serviço. Ele também cuida da baixa do vínculo no CRC (Conselho Regional de Contabilidade), formalizando a substituição.
4. Atualize os sistemas de acesso Certificado digital (e-CNPJ), procurações eletrônicas no e-CAC, acesso ao sistema da nota fiscal municipal — tudo isso precisa ser transferido para o novo escritório.
5. Defina um prazo de transição O ideal é iniciar a troca fora do período de entregas fiscais obrigatórias (como fechamento de ano ou mês de IRPJ). Mas isso não é impeditivo — se a troca for necessária agora, ela pode ser feita a qualquer momento.
O Que o Novo Contador Precisa Saber
No primeiro contato, o novo contador precisa entender:
- Qual o regime tributário atual e há quanto tempo
- Se existe parcelamento de débitos em aberto (Refis, PERT, outros)
- Se há funcionários e qual o histórico de eSocial
- Se a empresa tem obrigações estaduais (ICMS, DIFAL)
- Qual o perfil de faturamento mensal e sazonalidade
- Se houve alguma fiscalização ou autuação recente
Essas informações permitem que o novo contador avalie a situação real antes de assumir — e identifique se existe algum problema que precisa de atenção imediata.
Medo de Represália do Contador Atual
Esse é o principal motivo que faz empresários adiarem a troca. E é infundado.
O contador tem obrigação ética e legal de entregar todos os documentos da empresa ao solicitar a rescisão. Reter documentos ou dificultar a transição é infração ao Código de Ética do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) e pode ser denunciado ao CRC.
Se houver resistência na entrega de arquivos, o caminho é protocolar solicitação formal por escrito — e, se necessário, acionar o CRC-SC.
Trocar É Mais Simples do Que Parece
A maioria dos empresários que troca de contador descreve a experiência com alívio. O processo durou menos do que esperavam, não houve ruptura nos serviços e a diferença na qualidade do atendimento foi imediata.
Inércia tem custo. Quando o contador atual não entrega o que o seu negócio precisa, cada mês que passa é um mês de gestão mais fraca, mais riscos fiscais e oportunidades perdidas.
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